De komende weken gaan we aan de slag met je administratie. Saai, zul je misschien denken. Maar het is wel een heel belangrijk deel van je financiën en geldzaken.

Is je administratie een chaos? Heb je het gevoel dat er overal geld verdwijnt? Kom je aan het eind van de maand altijd geld tekort? Dan kan het een mooi voornemen zijn om je administratie goed te ordenen.

Schulden komen niet alleen voor bij mensen die weinig verdienen. Uit onderzoek van het Nibud blijkt dat niet zozeer de hoogte van het inkomen van belang is bij het ontstaan van schulden, maar de omgang met geld belangrijker is.

Ongeveer 34% van de mensen met een betalingsachterstand had naar eigen zeggen de rekeningen best kunnen betalen, maar was het simpelweg vergeten.

Die laksheid kan grote gevolgen hebben. Als je te laat bent met betalen, mag een bedrijf minimaal €40,- extra in rekening brengen, zelfs bij kleine bedragen. Dat kan flink in de papieren lopen. Een geordende administratie kan je veel ellende voorkomen. Zo pak je dat aan.

Automatiseer zoveel mogelijk.

Les één bij het ordenen van je administratie. Maak het jezelf niet te ingewikkeld. Goede voornemens moet je wel kunnen nakomen. Beter doe je alles in kleine stappen, maar kom je er uiteindelijk wel. Zorg voor een eenvoudig en logisch systeem, waarbij je alles snel kunt vinden. Iets wat voor jou werkt, kan voor een ander niet werken, of andersom.

De tweede les is discipline. Krijg je een rekening? Laat deze dan niet in huis rondslingeren, maar berg deze direct op in een postvakje of in een map, achter het tabblad ‘onbetaalde rekeningen’. Verplaats digitaal verstuurde rekeningen meteen naar een apart mapje op je computer of print ze uit. Reserveer vervolgens elke week een moment om deze mappen door te nemen, zodat er geen rekeningen blijven liggen.

Doe je aan internetbankieren? Dan kun je betalingen ook alvast klaarzetten met een betaaldatum. Je hoeft dan niet alles direct te betalen, maar je overschrijdt ook niet de betalingstermijn.

Berg alles op in een map

Is een papieren rekening betaald, schrijf de betaaldatum dan op het papier en berg de rekening op in een map die je met behulp van tabbladen overzichtelijk hebt ingedeeld. Rubrieken als ‘huis’, ‘auto’ en ‘zorg’. Je kunt er ook voor kiezen een digitaal systeem bij te houden, je scant dan je papieren in of fotografeert ze; net wat je zelf makkelijk vindt. Maak bij een digitale administratie wel met regelmaat een back-up.

Denk bij tabbladen aan de volgende categorieën; inkomsten – toeslagen – overige inkomsten – woning – gas, energie en water – belastingen – water- en gemeentelijke belastingen – verzekeringen – zorg – kinderopvang – sport – onderwijs – vervoer – abonnementen – tv/internet – betalen – sparen – beleggen – leningen – pensioen – bonnen/garantiebewijzen.

Spaar met meer dan één spaarpot.

Hiervoor geldt hetzelfde als voor de tabbladen in een map die je bijhoudt. Maak meerdere spaarpotjes. Zo kun je makkelijker voor meerdere doelen geld gaan sparen. Als je alles op een hoop gooit heb je veel minder overzicht. Ook weet je zo niet zo goed wat je waarvoor kunt gebruiken. Denk bij de spaarpotjes aan verschillende categorieën zoals; een buffer, dit is en blijft belangrijk! Zonder buffer, heb je meteen paniek als er een onverwachte rekening binnen komt of de APK van je auto toch net iets duurder is dan je had gehoopt. Als je die buffer eenmaal hebt, kun je aan de leukere dingen gaan denken. Maak bijv. een potje voor uitjes, vakantie, kleding, huis/tuin, auto, kinderen (studie/rijbewijs) verbouwing/verhuizing, pensioen. Noem het allemaal maar op. Bedenk voor jezelf wat goede potjes kunnen zijn.

Plaats herinneringen

Behalve betalen moet je soms ook in actie komen. Bijv. een belastingaangifte indienen, bezwaar maken tegen de WOZ-beschikking of een abonnement beëindigen. Plaats een herinnering in je (digitale) agenda, zodat je tijdig in actie kan komen en termijnen niet ongezien verstrijken.

Check je rekeningen

Controleer ook regelmatig je bankrekening. Zijn alle betalingen goed verwerkt en kloppen die bedragen? Maak elke maand op de site van je bank een overzicht van alle bij- en afschrijvingen en bewaar deze in een map of op je computer.

Leg jaaropgaven apart

In het begin van het nieuwe jaar stromen er allemaal jaaroverzichten binnen die je nodig hebt voor je belastingaangifte: Zoals jaaropgave van je werk, WOZ-beschikking van je huis, een overzicht van betaalde hypotheekrente en jaaroverzichten van je spaar- en beleggingsrekeningen. Berg deze na ontvangst direct op in een map achter het tabblad ‘jaaropgaven’. Dat scheelt veel zoek werk.

Berg belangrijke papieren overzichtelijk op

De Belastingdienst mag tot vijf jaar terug belasting navorderen. Bewaar je administratie daarom in ieder geval vijf jaar. Voor bedrijven en zelfstandigen geldt dat zij wettelijk verplicht zijn, hun administratie zeven jaar te bewaren.
Daarnaast zijn er nog wat belangrijke documenten die je permanent moet bewaren, zoals arbeidscontracten, contracten van (telefoon)abonnementen, de hypotheekakte en je testament. Scan belangrijke documenten altijd in.